Yhteisen kasvatustyön johtokunta
Pöytäkirja 04.06.2025/Pykälä 41

Tiedolla johtaminen

125/00.01.03/2025

Yhteisen kasvatustyön johtokunta 04.06.2025 § 41

Esittelijä Vs. kasvatustyön johtaja Susanna Lundqvist

Esittely Valmistelija Katja Vanhatalo

 Tiedolla johtaminen on käytännössä toimiessaan sitä, että organisaatiolla on johtamistyöhön käytössä riittävä, saatavilla oleva ja valmisteltu, selkeä tieto päätösten tekemiseksi, työn kehittämiseksi ja työstä viestimiseksi.

Tietojohtaminen on sekä tiedolla johtamisen kehittämistä että itse tiedon johtamista (esimerkiksi tiedon eheys, järjestelmät, joista tieto saadaan).

Tietojohtaminen on osa yhteisen seurakuntatyön kehittämistä. Tietojohtamisen tapoja on tavoitteena kehittää myös Kirkkohallituksessa (KH toimintasuunnitelma). Myös kirkon digitalisaatioprojektissa on yhtymäkohtia tiedolla johtamiseen.

Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymässä osa tietojohtamisen käynnistysvaihetta on  seurakuntien tietotarpeiden kartoittaminen ja siihen perustuvien yhteisten kehittämislähtökohtien valinta. Tätä varten maaliskuun 2025 alussa toteutettiin operatiivisen johtoryhmän jäsenille lähtötilannekysely. Kyselyn vastausprosentti oli 100, joten tavoitteen mukaisesti tietotarpeita ja nykytila-analyysia saatiin kaikista seurakunnista ja yksiköistä.

Myös alustavaa kartoitusta muista yhtymistä ja muilta suurilta toimijoilta on alettu tehdä Teams-haastatteluina.

Seurakuntayhtymissä tietojohtamisen kehittämiseen johtanut tilanne on sisältänyt valtakunnallisesti varsin samanlaisia piirteitä, mutta kehitystyössä on edetty eri pituisia aikoja. Kehitystyötä on käynnistetty tyypillisesti hankemuotoisesti ja osana organisatorista kehityshanketta. Siihen on liittynyt isoissa yhtymissä yhteisjohtamisen tapojen kehitystyötä, uuden organisaation toimintamallin edellyttämiä tietotarpeita ja tarvetta käyttää tietoa tehokkaammin päätöksenteossa.

Tunnistetut haasteet yleisesti eri seurakuntayhtymissä näyttävät liittyvän tiedon pirstaleisuuteen, suureen tietomäärään, aikaresurssipuutteisiin, vaikuttavuuden arviointiin, tiedon rajapinnoissa strategiaan ja operatiiviseen toimintaan (=mitä mitataan), tiedon hyödyntämisen mahdollisuuksiin ja tulevaisuuteen katsovan ennakoivaan tiedon saatavuuteen. 

Lähtötilannekyselyn perusteella omassa organisaatiossammekin nousee samankaltaisia haasteita. Katja Vanhatalo esittelee kyselytuloksia tarkemmin kokouksessa ja niiden pohjalta vaiheistettua kehittämistyötä ja operatiivisen johtoryhmän kanssa yhteistyössä hahmoteltua tavoitteiden priorisointia johtamistarpeiden pohjalta.

Kyselytuloksiin ja meneillään olevaan strategiseen organisaatiomuutokseen pohjautuen on valmisteltu myös tarkempia toiminnallisia tavoitteita eri kehittämistavoitteille kevään 2025 aikana. Operatiivinen johtoryhmä tutustuu ensin näihin tavoitteisiin ja tietojohtamisen tarkentuneeseen kehittämiskokonaisuuteen syyskuussa 2025 uuden organisaation aloitettua toimintansa syyskuussa.

Tietojohtamisen kehittäminen sijoittuu uudessa organisaatiossa yhteisen seurakuntatyön yksikköön. Organisatorisesti se ei ole osa muodostettuja palvelutiimejä, vaan toiminnan käynnistyessä aloittava asiantuntijaresurssi on kiinnitetty suoraan johtajan alaisuuteen ja yhteisen seurakuntatyön yhteiseen palvelutehtävään.

Käsittely Johtokunta esitti tarkentavia kysymyksiä raportoinnin vaiheisiin ja päämääriin liittyen. Varsinaista työtä niiden osalta ei vielä tässä vaiheessa ole aloitettu. Aihe koettiin kuitenkin tärkeäksi ja sen aloittaminen ajankohtaiseksi, samoin tiivis yhteistyö kaikkien eri tahojen ja yksikköjen kesken.

 Edelleen johtokunta totesi, että on tärkeää kehittää tiedolla johtamista ja katsoa eteenpäin sekä osallistaa myös luottamushenkilöitä työn eri vaiheissa. Suunnittelutyössä arvostettiin pitkäjänteisyyttä sekä tiedon ja tilastojen laajaa käyttöönottoa seurakunnissa ja seurakuntaneuvostoissa. Todettiin, että vaikuttavuuden arviointi on tällä hetkellä suhteellisen vähän hyödynnettyä, mutta äärettömän tärkeää tulevaisuuden toiminnan kannalta.

 Johtokunta piti tärkeänä sitä, että kaikki saadaan osallistettua tiedolla johtamiseen ja johtavat viranhaltijat saavat siihen riittävää koulutusta. Aihe koettiin tärkeänä myös talouden ja luottamushenkilöiden näkökulmasta. Toivottiin, että tiedolla johtamisen kehittämisen myötä luottamushenkilöt saisivat raakadatan keskeltä olennaista ja luotettavaa tietoa, tieto olisi helposti saatavilla ja jatkuvasti seurattavissa. Johtokunta katsoi tärkeäksi, että tiedolla johtaminen leviäisi mahdollisimman laajalle osallistujajoukolle.

Esitys Kasvatustyön johtokunta merkitsee asian tiedokseen.

Päätös Esityksen mukaan.