Gemensamma kyrkofullmäktige
Pöytäkirja 24.10.2024/Pykälä 47

Inrättande av en ny tjänst som byråsekreterare vid gravkontoret

Gemensamma kyrkorådet 10.10.2024 § 163

Föredragande Fastighetsdirektör Kalle Luoma

Föredragning Kyrkliga samfällighetens kundbetjäning för  begravningstjänster och gravarnas skötsel har centraliserats till gravkontoret  hos Eriksgatans kundbetjäning. Där sköts jordfästnings- och gravplatsreserveringarna, beställningarna av begravningstjänster och kremeringar, den andra kundbetjäningen för gravarnas skötsel, begravningsbokföringen och faktureringsärendena i anslutning till begravningsväsendets service.. Via kontoret avtalas årligen om cirka 2000 begravningar, beställs cirka 3000 kremeringar, ingås avtalen om cirka 400 nya gravplatser och meddelas om att gravrätten för cirka 500 gravar utlöper och avtalas om en förlängning av cirka 8400 gravskötselavtal eller om ett nytt gravskötselavtal. Allt som allt administreras uppgifterna om cirka 59 000 gravar och över 100 000 avlidna.

Det totala värdet av de gravplatser och tjänster som säljs är cirka 2,7 milj. €.

Vid gravkontoret inrättades en fjärde tjänst som byråsekreterare 2023. Detta tillskott har inte varit tillräckligt, då gravkontorets arbetstagare alltjämt är överbelastade av arbetsmängden, vilket har haft till följd utbrändhet i arbetet och sjukledigheter och uppsägningar. Med beaktande av vår kyrkliga samfällighets stora storlek, är  enligt bilagan vårt gravkontors personalantal alltjämt klart lägre än vid gravkontoren hos de stora församlingarna i vårt land i genomsnitt. Bilagans uppgifter insamlades av chefen för begravningsväsendet  i Jyväskylä i november 2022 som en motivering för ett personaltillskott  för kundbetjäningsuppgifterna vid deras begravningsservice. En femte tjänst erhölls även sedermera i Jyväskylä. Man kan lägga märke till att volymen för begravningsväsendet i Åbo är avsevärt större än i Jyväskylä.

Folkmängden inom kyrkliga samfällighetens område har ökat med 23 000 invånare under de senaste tio åren. Det förutspås att ökningen av folkmängden ska fortgå långt in i framtiden. Samtidigt ökar medelåldern för befolkningen och därigenom dödligheten enligt prognoserna så, att antalet avlidna år 2040 i  Egentliga Finland är cirka 18% högre än i dag (Statistikcentralens  befolkningsprognos).  På området med med flyttningsöverskott för Åbo och S:t Karins torde ökningen av antalet avlidna vara till och med större än det. Först just före mitten av århundradet förutsägs det att antalet avlidna ska svänga om och sjunka i landskapet.

Efterfrågan på begravningsservice korrelerar inte med det minskade antalet  medlemmar i kyrkliga samfällighetens församlingar, utan saken förhåller sig tvärtom. Efterfrågan på begravningstjänster ökar i takt med den ökade dödligheten enligt prognoserna.

Det är viktigt att en ny tjänst som byråsekreterare vid gravkontoret inrättas så snabbt som möjligt. Tyngdpunkten för den nya uppgiften ligger på fakturering, uppföljningen av faktureringen och inkassoärenden. Som avlöning för uppgiften föreslås en lön enligt kravgruppen 403/90.

Avsikten är att ledigförklara denna tjänst som byråsekreterare tillsammans med  en tjänst som byråsekreterare som fått tillstånd av GKR 11.6.2024, vilken har skötts tillsvidare med tillfälliga krafter. På så sätt får man bägge ansökningarna ombesörjda genom samma ansökningsprocess.

Samtidigt begärs att behörighetskraven för den tjänst som 11.6.2024 fått tillstånd att besättas  ska sänkas till de samma som för den tjänst som nu ska inrättas, eftersom ett motsvarande beslut måste fattas 19.9.2024 även i behörighetskraven för tjänsten som byråföreståndaren.

Fastighets- och begravningsväsendets tjänster har utarbetat ansökningsannonsen nedan för denna tjänst och för den tjänst som 11.6.2024 fick tillstånd att besättas. Ansökningsannonsen publiceras på webbplatserna för KirkkoRekry, Oikotie, TE-service och samfälligheten. Därtill publiceras annonsen mera begränsad med ledning av KirkkoRekrys webbplats i Turun Sanomat.

Åbo och S:t Karins kyrkliga samfällighet ansvarar inom sitt verksamhetsområde för begravningstjänsterna för cirka 230 000 invånare. Samfälligheten har nio begravningsplatser, på vilka det årligen utförs cirka 2000 begravningar. Samfälligheten har skötseln fav cirka 20000 gravar. Hos krematoriet som betjänar hela regionkommunen kremeras årligen cirka 3000 avlidna.

Hos fastighets- och begravningsväsendets service ledigförklaras

TVÅ TJÄNSTER SOM BYRÅSEKRETERARE VID GRAVKONTORET

Arbetsuppgifterna för tjänst A omfattar mångsidiga kundbetjäningsuppgifter vid kyrkliga samfällighetens gravkontor; bl.a. kundrådgivning, handledning, och informationsförmedling i ärenden om avtal för gravarnas skötsel och gravplatser och att sköta behövliga tillstånd, rapporter och gravbokföring samt kontakten med samarbetsparterna  samt tidsbokningar som hänför sig till begravningsväsendet. Lönen för tjänst A bestäms enligt kravgruppen 403/60, varvid grundlönen som ska betalas till tjänsteinnehavaren är 2546,12 €/mån.

Till arbetsuppgifterna för tjänst B hör främst att sköta faktureringsärendena för försäljningen av gravplatser och tjänster, men vid behov även andra kontorsarbeten hos gravkontoret, vilka har beskrivits vid tjänst A. Lönen för tjänst B bestäms enligt kravgrupp  403/90, varvid grundlönen som ska betalas till tjänsteinnehavaren är 2588.66 € / mån.

I båda uppgifterna betalas utöver grundlönen ett erfarenhetstillägg som ska betalas på basis av  en för tjänsten lämpas arbetserfarenhet. Kyrkliga samfälligheten har i bruk ett prestationstilläggssystem.

 Behörighetskravet för vardera tjänsten är en för uppgiften lämpad teoretisk utbildning eller examen (t.ex. YH), goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska samt nöjaktiga kunskaper i att förstå svenska språket.

En hjälp för att med framgång sköta tjänsterna är förmåga att komma till rätta med olika slags människor och färdighet i att använda och tillägna sig de it-program som behövs. Därtill räknar vi kunskaper i svenska språket som merit.

De som ska väljas till tjänsterna ska innan tjänsten mottas uppvisa ett godkänt  läkarintyg över sitt hälsotillstånd,. vilket undertecknats av kyrkliga samfällighetens företagshälsovårdsläkare. De som ska väljas till tjänsterna ska vara konfirmerade medlemmar av Ev.luth. kyrkan i Finland. Tjänsterna ska tas emot  2.1.2025 eller enligt överenskommelse. På tjänsterna tillämpas en 6 mån. provtid.

Ansökan sker elektroniskt via KirkkoRekry.

Ansökningstiden går ut 11.11.2024.

Mera information lämnas av föreståndaren för gravkontoret Maria Wikström, tfn 040 341 7253, mia.wikström@evl.fi

 Ärendemomentet granskas på mötet.

Förslag Gemensamma kyrkorådet beslutar ändra 11.6.2024 behörighets kraven för tjänsten  som byråsekreterare vid gravkontoret, vilken erhållit tillstånd att besättas, i enlighet med vidstående ansökningsannons.               
Vidare föreslår gemensamma kyrkorådet för gemensamma kyrkofullmäktige, att det beslutar från och med 1.2.2024 inrätta en ny tjänst som byråsekreterare som koncentrerar sig på faktureringsärenden. Behörighetsvillkoret för tjänsten är en för tjänsten lämpad teoretisk utbildning eller examen (t.ex. YH) eller motsvarande teoretiskt kunnande och arbetserfarenhet, goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska språket  samt nöjaktiga kunskaper i att förstå svenska språket. Lönen för tjänsten bestäms enligt kravgrupp 403/90.

Beslut Enligt förslag.

193/01.01.01.00/2023

Gemensamma kyrkofullmäktige 24.10.2024 § 47

Förslag Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar från och med 1.2.2024 inrätta en ny tjänst som byråsekreterare vid begravningsväsendets service, vilken koncentrerar sig på faktureringsärenden. Behörighetsvillkor för tjänsten är en för tjänsten lämpad teoretisk utbildning eller examen (t.ex. YH) eller motsvarande teoretiskt kunnande och arbetserfarenhet, goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska språket samt nöjaktiga kunskaper i att förstå svenska. Lönen för tjänsten bestäms enligt 403/90.

Beslut Enligt förslag.