Mikaelinseurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 12.03.2024/Pykälä 18

Mikaelinseurakunnan arkiston päättäminen

115/00.01.03/2023

Mikaelinseurakunnan seurakuntaneuvosto 12.03.2024 § 18

Esittelijä Kirkkoherra

Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi 18.1.2024: 5 § seurakuntayhtymän arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman ja niiden soveltamisen takautuvasti 1.7.2023 alkaen.

 Yhteinen kirkkoneuvosto 18.1.2024: 5 §

 Arkistotoimen tehtävänä on

-          varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen

-          huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta

-          määritellä asiakirjojen säilytysarvo

-          hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistonmuodostaja (organisaatio, jonka toiminnan seurauksena

arkisto syntyy)

- määrää arkistotoimen suunnittelusta, vastuista ja käytännön

toimista

- määrää asiakirjojen säilytysajat ja -tavat ottamalla huomioon, mitä

niistä on säädetty, ja ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Arkistotoimen järjestämisestä vastaa seurakuntayhtymässä yhteinen

kirkkoneuvosto, joka myös hyväksyy arkistosäännön.

Arkistotoimesta vastaava viranhaltija on seurakuntayhtymän

asianhallintapäällikkö.

Kirkkohallitus määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi.

Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta,

vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettävät

asiakirjat on säilytettävä arkistonmuodostajan päätearkistossa.

1.7.2023 voimaan tullut kirkkolaki toi muutoksia arkistotoimen

järjestämiseen. Merkittävimmät muutokset ovat, että kirkon

viranomaisen arkistotoimeen sovelletaan arkistolakia (831/1994),

jollei kirkkolaissa säädetä toisin, ja että seurakuntayhtymä ja siihen

kuuluvat seurakunnat ovat yksi arkistonmuodostaja.

Aiemmin seurakuntayhtymä oli yksi arkistonmuodostaja ja kukin

seurakunta oli omansa. Seurakuntien arkistoista vastasi kyseisen

seurakunnan kirkkoherra ja seurakuntayhtymällä oli oma arkisto. Nyt

näiden yhdentoista arkistonmuodostajan sijaan on yksi (Turun ja

Kaarinan seurakuntayhtymä), joka kattaa sekä seurakuntayhtymän

että seurakunnat. Tälle arkistonmuodostajalle on laadittu sen

arkistotointa ohjaava uusi arkistonmuodostussuunnitelma.

 Vastaavasti uusi arkistosääntö on yhteinen.

Määräajan säilytettävästä paperimuodossa olevasta aineistosta seurakunnat huolehtivat edelleen itse. Pysyvästi säilytettävät

asiakirjat toimitetaan arkistoitaviksi seurakuntayhtymän

päätearkistoon, joka sijaitsee toimitalon kellarikerroksessa.

Sähköisessä muodossa oleva aineisto siirretään aktiivisen

käyttövaiheen päätyttyä sähköiseen arkistoon.

Seurakunnat vastaavat ennen 1.7.2023 laadittujen ja

vastaanotettujen asiakirjojensa arkistoinnista oman

arkistonmuodostussuunnitelmansa mukaisesti. Vielä arkistoimaton

aineisto seulotaan ja järjestetään, minkä jälkeen vanhat arkistot tulee

päättää. Pysyvästi säilytettävä aineisto sijoitetaan keskusrekisterin

arkistossa sijaitsevaan seurakuntien käyttöön varattuun tilaan.

Määräajan säilytettävä aineisto hävitetään säilytysajan päätyttyä.

Uusi arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma perustuvat

aiempiin seurakuntayhtymän ja seurakuntien ohjeisiin,

kirkkohallituksen malleihin ja määräyksiin sekä voimassa olevaan

lainsäädäntöön.

Arkistonmuodostussuunnitelmassa on karsittu päällekkäisyyksiä ja

toistoa, ja sisältö on tarkistettu kirkkohallituksen antamien

säilytysaikamääräysten ja -suositusten mukaiseksi. Suunnitelmaan

on lisätty uusi pääluokka seurakuntatyöhön liittyville asiakirjoille.

Kirkonkirjojen arkistoinnissa noudatetaan päivitettyä Turun ja

Kaarinan seurakuntien keskusrekisterin

arkistonmuodostussuunnitelmaa, mikä myös todetaan

seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito on jatkuvaa toimintaa.

Arkistonmuodostusuunnitelma tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston

hyväksyttäväksi, kun siihen tehdään merkittäviä muutoksia.

Tavanomainen päivitystyö ei edellytä yhteisen kirkkoneuvoston

hyväksyntää tai vahvistusta.

Aiempi vuonna 2003 hyväksytty arkistosääntö oli suurelta osin vanhentunut. Uudessa arkistosäännössä on otettu huomioon nykyinen lainsäädäntö, nykyiset arkistointikäytännöt ja -teknologiat, sähköisessä muodossa olevan aineiston käsittely sekä henkilötietojen käsittelyn ja salassapidon vaatimukset.

Arkistotoimen muutoksille ei ole määritelty siirtymäaikaa. Nyt hyväksyttävänä oleva arkistosääntö ja sen liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitus ottaa käyttöön takautuvasti 1.7.2023 alkaen.

Esitys  Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntayhtymän arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman ja niiden soveltamisen takautuvasti 1.7.2023 alkaen.

Päätös Esityksen mukaan.

 Kunkin seurakunnan tulee päättää omat arkistonsa (ennen 1.7.2023 muodostunut aineisto). Aineisto seulotaan, järjestetään, luetteloidaan ja siirretään säilytettäväksi seurakunnan käytössä olevaan arkistotilaan.

Esitys Seurakuntaneuvosto 1) merkitsee tiedoksi Yhteisen kirkkoneuvoston 18.1.2024 tekemän päätöksen ”Arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen” ja 2) päättää Mikaelinseurakunnan oman arkiston päivään 30.6.2023.                               

Päätös Esityksen mukaan.