Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 24.04.2025/Pykälä 110

Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän yhteisen diakoniatyön ja seurakuntien diakoniatyön asiakastietojen käsittelyn ohje

43/04.07.00/2025

Yhteinen kirkkoneuvosto 24.04.2025 § 110

Esittelijä Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Aulikki Mäkinen

Esittely Uusin Kirkkolaki ja Kirkkojärjestys tulivat voimaan 1.7.2023. Diakonian asiakastietojen käsittelyn osalta keskeisiä ovat Kirkkolain 8 luvun 1§ ja 2§.

 Kirkkolakia päivitettiin heti uutena joidenkin pykälien osalta, koska valtiolliseen lainsäädäntöön tuli muutoksia 1.1.2024. Kirkkolain 8 luku 1§ 2 mom koskettaa diakoniaa ja se on ollut voimassa 1.6.2024 alkaen. Siinä säädetään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietojen käsittelystä.

 Kirkkolain 8 luvun 1 § määritellään henkilötietojen käsittelyn ja kirkonkirjojen pidon suhteesta muuhun lainsäädäntöön. Siinä määritetään, että henkilötietojen käsittelyyn diakoniatyössä sovelletaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 4-7, 9-15 ja 17 §:ää, 19 §:n 1 momenttia, 22, 24, 37-42, 44, 45, 50-52, 62 ja 63 §:ää; (3.5.2024/216). Myös tämä vaade diakoniatyölle tuli voimaan 1.6.2024.

 Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain johdosta (7 §) diakoniatyöstä vastaavan johtajan on annettava kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista. Lisäksi siinä mainitaan, että diakoniatyön esihenkilön on huolehdittava henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.

 Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle on nyt valmisteltu liitteen mukainen ohje diakonian asiakastietojen käsittelyyn, joka vahvistetaan yhteisessä kirkkoneuvostossa. Ohjeen kohdat 1, 2, 5, 6 ja 7 ovat aiemminkin voimassa olleiden eri ohjeiden koontia. Kohta 4 täsmentää aiemmin voimassa ollutta ohjetta päätökseen kirjattavan asiasisällön ja suullisesti kerrottavan päätöstiedon sisällön osalta. Kohdan 3 sisällössä tarkennetaan kirjaamisvelvollisia työntekijöitä ja laajennetaan kirjaamisen sisältöä, johon sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annettu laki velvoittaa diakoniaa. Kirjaamisvelvollisuus koskettaa muitakin diakonisia palveluita, kuin avustuksien käsittelyä, ja niihin liittyvä diakoniatyössä tarvittava kirjaamisen asiasisältö vaihtelee paljonkin.

 Kirjaamisen menettelytapaohje puolestaan sisältää helposti ja osin nopeastikin muuttuvia ohjeita. Siksi se liitetään asiakastietojen käsittelyyn liittyvien ohjeiden listaukseen.

 Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän diakonian asiakastyön toimintatavoissa on henkilötietojen käsittelyssä jo aiemminkin huomioitu sosiaali- ja terveydenhuollon velvoitteita. Muutostarpeita huomioidaan kehittämällä asiakasohjelman ominaisuuksia ja lisäämällä henkilökunnan osaamista järjestämällä aiheesta sisäisiä koulutuksia. Ensimmäinen koulutus järjestettiin lokakuussa 2024.

 Yhteisen diakonia- ja sielunhoitotyön johtokunta käsitteli asiakastietojen käsittelyn ohjetta kokouksessaan 5.2.2025 (D&S jk 5.2.2025 16 §) ja puoltaa osaltaan asiakastietojen käsittelyn ohjeen hyväksymistä.

Esitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy yhteisen diakoniatyön ja seurakuntien diakoniatyön asiakastietojen käsittelyn ohjeen ja lähettää sen tiedoksi seurakuntaneuvostoille.

Päätös Esityksen mukaan.