Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 18.01.2024/Pykälä 5

Arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen

1/07.01.00.02/2024

Yhteinen kirkkoneuvosto 18.01.2024 § 5

Esittelijä Hallinto- ja talousjohtaja Timo Laakso

Esittely Arkistotoimen tehtävänä on

 - varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen

 - huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta

 - määritellä asiakirjojen säilytysarvo

 - hävittää tarpeeton aineisto.

 Arkistonmuodostaja (organisaatio, jonka toiminnan seurauksena arkisto syntyy)

 - määrää arkistotoimen suunnittelusta, vastuista ja käytännön toimista

 - määrää asiakirjojen säilytysajat ja -tavat ottamalla huomioon, mitä niistä on säädetty, ja ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa.

 Arkistotoimen järjestämisestä vastaa seurakuntayhtymässä yhteinen kirkkoneuvosto, joka myös hyväksyy arkistosäännön. Arkistotoimesta vastaava viranhaltija on seurakuntayhtymän asianhallintapäällikkö.

 Kirkkohallitus määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on säilytettävä arkistonmuodostajan päätearkistossa.

 1.7.2023 voimaan tullut kirkkolaki toi muutoksia arkistotoimen järjestämiseen. Merkittävimmät muutokset ovat, että kirkon viranomaisen arkistotoimeen sovelletaan arkistolakia (831/1994), jollei kirkkolaissa säädetä toisin, ja että seurakuntayhtymä ja siihen kuuluvat seurakunnat ovat yksi arkistonmuodostaja.

 Aiemmin seurakuntayhtymä oli yksi arkistonmuodostaja ja kukin seurakunta oli omansa. Seurakuntien arkistoista vastasi kyseisen seurakunnan kirkkoherra ja seurakuntayhtymällä oli oma arkisto. Nyt

 näiden yhdentoista arkistonmuodostajan sijaan on yksi (Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä), joka kattaa sekä seurakuntayhtymän että seurakunnat. Tälle arkistonmuodostajalle on laadittu sen arkistotointa ohjaava uusi arkistonmuodostussuunnitelma. Vastaavasti uusi arkistosääntö on yhteinen.

 Määräajan säilytettävästä paperimuodossa olevasta aineistosta seurakunnat huolehtivat edelleen itse. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimitetaan arkistoitaviksi seurakuntayhtymän päätearkistoon, joka sijaitsee toimitalon kellarikerroksessa. Sähköisessä muodossa oleva aineisto siirretään aktiivisen käyttövaiheen päätyttyä sähköiseen arkistoon.

 Seurakunnat vastaavat ennen 1.7.2023 laadittujen ja vastaanotettujen asiakirjojensa arkistoinnista oman arkistonmuodostussuunnitelmansa mukaisesti. Vielä arkistoimaton aineisto seulotaan ja järjestetään, minkä jälkeen vanhat arkistot tulee päättää. Pysyvästi säilytettävä aineisto sijoitetaan keskusrekisterin arkistossa sijaitsevaan seurakuntien käyttöön varattuun tilaan. Määräajan säilytettävä aineisto hävitetään säilytysajan päätyttyä.

 Uusi arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma perustuvat aiempiin seurakuntayhtymän ja seurakuntien ohjeisiin, kirkkohallituksen malleihin ja määräyksiin sekä voimassa olevaan lainsäädäntöön.

 Arkistonmuodostussuunnitelmassa on karsittu päällekkäisyyksiä ja toistoa, ja sisältö on tarkistettu kirkkohallituksen antamien säilytysaikamääräysten ja -suositusten mukaiseksi. Suunnitelmaan on lisätty uusi pääluokka seurakuntatyöhön liittyville asiakirjoille. Kirkonkirjojen arkistoinnissa noudatetaan päivitettyä Turun ja Kaarinan seurakuntien keskusrekisterin arkistonmuodostussuunnitelmaa, mikä myös todetaan seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.

 Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito on jatkuvaa toimintaa. Arkistonmuodostusuunnitelma tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi, kun siihen tehdään merkittäviä muutoksia. Tavanomainen päivitystyö ei edellytä yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyntää tai vahvistusta.

 Aiempi vuonna 2003 hyväksytty arkistosääntö oli suurelta osin vanhentunut. Uudessa arkistosäännössä on otettu huomioon nykyinen lainsäädäntö, nykyiset arkistointikäytännöt ja -teknologiat, sähköisessä muodossa olevan aineiston käsittely sekä henkilötietojen käsittelyn ja salassapidon vaatimukset.

 Arkistotoimen muutoksille ei ole määritelty siirtymäaikaa. Nyt hyväksyttävänä oleva arkistosääntö ja sen liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitus ottaa käyttöön takautuvasti 1.7.2023 alkaen.

Esitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntayhtymän arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman ja niiden soveltamisen takautuvasti 1.7.2023 alkaen.

Päätös Esityksen mukaan.