Gemensamma kyrkofullmäktige
Pöytäkirja 11.12.2024/Pykälä 57

Utvärderingsberättelsen för år 2023 och utlåtanden som lämnats till den

Gemensamma kyrkorådet 11.6.2024 § 102

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektör Timo Laakso

Föredragning Gemensamma kyrkofullmäktige har 12.12.2023/71§ godkänt förvaltningsstadgan som även styr revisionsdirektionens verksamhet och 19.1.2023/12§ valt ordföranden och medlemmarna i revisionsdirektionen.

Direktionen för utvärderingen eller revisionsdirektionens uppdrag har i förvaltningsstadgan definierats enligt följande: revisionsdirektionens verksamhetsområde är att bedöma kyrkliga samfällighetens och till den hörande församlingarnas interna kontroll, ändamålsenligheten, effektiviteten och rapporteringen för verksamheten och ekonomin, samt balansen i ekonomin. Förvaltningsstadgan har styrt utarbetandet av revisionsberättelsen.

Revisionsdirektionen har gjort upp en utvärderingsplan för år 2023. Revisionsdirektionen har gjort sig förtrogen med följande arbetsområden:

Utvärderingsplanens stora sakkomplex

1. Ekonomin och uppföljningen av den
2. Uppnåendet av målen
3. Fastighetsfrågorna
4. Personalarbetet

Revisionsdirektionen har hört följande tjänsteinnehavare:

förvaltnings- och ekonomidirektör Timo Laakso

chefen för juridiska ärenden Anita Savioja

personalchef Tekla Määttänen

direktören för diakoni- och själavårdsarbetet Teemu Hälli

Direktionen har utarbetat en utvärderingsberättelse, som har godkänts på direktionens möte 14.5.2024.

I utvärderingsberättelsen ingår följande rekommendationer av revisionsdirektionen:

1. Ekonomin:

- Fastighetsbeståndet är inom kyrkliga samfälligheten i proportion till verksamheten och budgeten stort, vilket höjer och gör investeringsanslagen och investeringsskulden stora. Det är viktigt att före en uppdatering av fastighetsstrategin för beslutsfattande snabbt, för att utgifterna som beror på fastigheterna ska kunna skäras ned till en hållbar nivå.

2. Personalarbetet:

-          Det är bra att en ny personalplan görs upp utifrån en gemensam strategi för hela kyrkliga samfälligheten. I personalplanen är det viktigt att betona, att man alltid ska överväga behovet av att besätta en tjänst då arbetstagarna blir pensionerade och frågan om hurdan arbetsbeskrivning som hänför sig till nya tjänster som ledigförklaras. Krympande resurser i framtiden kräver att det arbete som ska utföras är ändamålsenligt, väl organiserat och effektivt.

-          Frivilligarbetets betydelse kommer i framtiden att öka, och det är skäl att även i framtiden fästa uppmärksamhet på att utveckla arbete som volontär (utvecklandet av koordineringen av volontärarbetet, en effektiv kommunikation och en utbildning som stöder verksamheten för volontärerna och de arbetstagare som styr dem). Vi rekommenderar att  helhetsbilden av volontärarbetet utreds och hur det upprätthålls inom samfälligheten och församlingarna, och att man utifrån det vidareutvecklar koordineringen och marknadsföringen av volontärarbetet.

- För att stödja välbefinnandet i arbetet, och  för att orka  och utvecklas i arbetet, kan man bruka även för oss nya medel, av vilka det hos andra aktörer har inhämtats positiv erfarenhet. De nya medlen kan vara t.ex. rotation mellan enheterna, sätt av nytt slag för att arbete eller som ansluter sig till att utnyttja delad kompetens.

3. Strategiarbetet:

- I fortsättningen bör det bättre kunna mätas hur strategins mål  uppnås.

- Det är viktigt att kyrkliga samfällighetens och församlingarnas strategier stöder varandra. Då hela samfällighetens strategi (Kirkko Turussa ja Kaarinassa -strategia – Strategin Kyrkan i Åbo och S:t Karins) blir färdig, borde församlingarna granska sina egna strategier och uppdatera dem allt efter behov, så att de är på linje med strategin på hela samfällighetens nivå.

- Revisionsdirektionen anser det vara viktigt, att klimatarbetet och målåret 2029 för kyrkliga samfällighetens koldioxidneutralitet även i fortsättningen finns med i strategin, för s.k. lätta åtgärder för att minska kolutsläppen har vidtagits, men vi är ännu inte vid målet. Samfällighetens miljöarbete har aktiverats de senaste åren och samarbetet med Åbo stad har kommit bra i gång.

- Likaså är det skäl att i hela samfällighetens strategi även i fortsättningen inrymma en tyngdpunkt som berör personalen

Enligt kyrkliga samfällighetens förvaltningsstadga är behandlingen av utvärderingsberättelsen följande:

14 § Uppdraget för direktionen för bedömningen eller revisionsdirektionen är bl.a. att varje år för utgången av juni månad göra utifrån upp en utvärderingsberättelse till gemensamma kyrkofullmäktige.

Gemensamma kyrkorådet sänder tillsammans med utvärderingsberättelsen de utredningarna som församlingarna och samfällighetens enheter utarbetat och med sin egen utredning till gemensamma kyrkofullmäktige.

Förslag Gemensamma kyrkorådet beslutar anteckna att revisionsdirektionens utvärderingsberättelse hade inkommit och begär utredningar om de därvid framförda rekommendationerna av förvaltnings- och ekonomidirektör Timo Laakso, fastighetsdirektör Kalle Luoma, personalchef Tekla Määttänen och direktören för diakoni- och själavårdsarbetet Teemu Hälli.

Utredningarna ska returneras till registratorskontoret före 31.8.2024.
 

Behandling Föredraganden ändrade sitt förslag med avseende på returneringsdagen. Redogörelserna ska returneras före 9.9.2024.

Beslut Enligt förslag med beaktande av punkten Behandling.

Gemensamma kyrkorådet 10.10.2024 §149

Revisionsdirektionens utvärderingsberättelse finns i bilaga. De tjänsteinnehavare, från vilka utredning har begärts, har lämnat utredningarna som finns i bilaga.

Förslag Gemensamma kyrkorådet beslutar att

1. anteckna utredningarna för kännedom

2. föreslå för gemensamma kyrkofullmäktige, att det beslutar anteckna revisionsdirektionens utvärderingsberättelse för år 2023 och de lämnade utredningarna för kännedom samt beslutar om åtgärder på grund av dem.

Beslut Enligt förslag.

181/00.03.03/2023

Gemensamma kyrkofullmäktige 11.12.2024 § 57                                               

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektör Timo Laakso

Förslag Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar anteckna revisionsdirektionens utvärderingsberättelse för år 2023 och de lämnade utredningarna för kännedom samt beslutar om åtgärder på grund av dem.

Beslut Enligt förslag.