Piikkiön seurakunnan seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 14.11.2023/Pykälä 82

Arkiston muuttosuunnitelma

354/07.01.00.02/2023

Piikkiön seurakunnan seurakuntaneuvosto 14.11.2023 § 82

Esittelijä Kirkkoherra Risto Räty

Valmistelija Vs.alueellisen keskusrekisterin johtaja Salla Tenkanen ja asianhallintapäällikkö Rita Ahde

Esittely Piikkiön purettavaksi aiotun seurakuntatalon arkistossa on n. 35 hyllymetriä aineistoa, joka pitää jatkokäsitellä eli seuloa ja järjestää, minkä jälkeen siihen sisältyvä pysyvästi säilytettävä aineisto viedään päätearkistoon (keskusrekisterin holvissa seurakunnalle varattu hyllytila). Kaikki siirrettävä aineisto on ennen toimitalolle tuomista puhdistettava.  Valmistelu esittää puhdistustyön sekä aineiston noutamisen Piikkiöstä ja puhdistuksen jälkeisen kuljetuksen Eerikinkadun toimitalolle, teettämistä Poistoa Oy:llä.

 Valmistelu esittää arkistoaineiston väliaikaistilaksi seurakuntayhtymän toimitalon kellarikerroksessa sijaitsevaa yhtymän entistä päätearkistoa, jossa on runsaasti tyhjää hyllytilaa, ja johon Piikkiön aineisto mahtuisi. Etuna olisi, että tilassa on valmiina teräksiset liukuhyllyt ja pöytätaso työskentelyä varten, ja aineiston voisi nostaa muuttolaatikoista suoraan hyllyihin.

 Kaikkea Piikkiön arkiston nykyistä aineistoa ei tarvitse säilyttää. Mm. Kirkkohallituksen yleiskirje 3/2011 määrittää asiakirjaryhmät, joita ei tarvitse säilyttää. Arkistonmuutossuunnitelmaa (ams) itsessään ei päivitetä. Kun lopullinen esitys arkiston päättämisestä tuodaan seurakuntaneuvostoon, liitteeksi laitetaan ams ja luettelo hävitetyistä asiakirjoista perusteluineen, missä ko. tiedot säilytetään tai miksi niitä ei enää tarvitse säilyttää, vaikka ams:sa olisi määritelty toisin.

 Valmistelu esittää mahdollisuutta palkata henkilöresurssi arkiston läpikäyntiin ja järjestelyyn seurakuntayhtymän olemassaolevasta henkilöstöstä ostopalveluna ja tuntityönä. Henkilöstöresurssin hankinnasta on tehtävä erillinen sopimus alueellisen keskusrekisterin ja seurakunnan kesken.

Esitys Seurakuntaneuvosto merkitsee tiedoksi arkiston muuttosuunnitelman ja valtuuttaa kirkkoherran laatimaan sopimuksen arkiston järjestäjän palkkaamisesta Piikkiön seurakunnan osalta alueellisen keskusrekisterin kanssa. Kirkkoherra muutti esittelyä siltä osin, että arkiston aineiston puhdistustyö teetetään kilpailutuksen perusteella kiinteistöpalvelujen puolesta.

Päätös Esityksen mukaan.