Gemensamma kyrkofullmäktige
Pöytäkirja 25.04.2023/Pykälä 25

Upphandling av externa revisionstjänster för åren 2023–2026

Gemensamma kyrkorådet 16.02.2023 § 19

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektör Timo Laakso

Föredragning Åbo och S:t Karins kyrkliga samfällighet har konkurrensutsatt tjänsterna för den externa revisionen för gemensamma kyrkofullmäktiges mandatperiod 2023–2026.

 1. Objekt som ska upphandlas

 Med revisionstjänster avses revision av förvaltningen och ekonomin enligt 15 kapitlet i kyrkoordningen. Den som utför den lagstadgade revisionen granskar även särskilt definierade objekt, till exempel redovisningar som hänför sig till EU-projekt och byggnadsunderstöd.

 Genom konkurrensutsättning grundas ett ramarrangemang i syfte att fastställa villkoren som gäller upphandlingskontrakt som ska ingås för en viss tid, såsom priserna och de planerade volymerna. Åbo och S:t Karins kyrkliga samfällighet har på det sätt som avses i bokföringslagen bestämmanderätt i Turun Diakoniasäätiö (Diakonistiftelsen i Åbo), vilken hänförs till kyrkliga samfällighetens koncernbalansräkning. På grund härav utfördes kyrkliga samfällighetens konkurrensutsättning  som ett ramarrangemang, för att flexibilitet ska erhållas för Diakonistiftelsens eventuella revisionsupphandlingar från samma leverantör.

 I beskrivningen av föremålet för de externa revisionstjänsterna  har det som en uppskattning uppgetts att antalet dagar som behövs för den externa revisionen är sammanlagt 25 revisionsdagar, i vilket ingår revisionen av penninginsamlingen och koncernförvaltningen. Granskningen av IT-områdets dataförvaltning och datasäkerheten bildar en separat del av revisionsuppdraget och antalet revisionsdagar uppskattas till 2 revisionsdagar. I beskrivningen av objektet har även uppgetts att antalen revisionsdagar är bara en uppskattning och att kyrkliga samfälligheten inte förbinder sig till några minimiupphandlingsvolymer.

 Upphandlingen är till sitt totalvärde en serviceupphandling, som överskrider det nationella tröskelvärdet, men en upphandling som understiger EU-tröskelvärdet.

 2. Upphandlingsförfarandet

 Som upphandlingsförfarande utnyttjades ett öppet förfarande. Upphandlingsannonsen jämte bilagor publicerades 1.12.2022 som en nationell upphandlingsannons i annonskanalen HILMA  www.hankintailmoitukset.fi.

 3. Anbudens tidsfrist och de mottagna anbuden

 Anbudet jämte bilagor skall tillställas registratorskontoret före 30.12.2022 kl. 15.00. Det förutsattes att anbudsgivarna levererar följande blanketter ifyllda: Kraven gällande anbudsgivaren, kraven gällande servicen, kompetensblanketterna, priserna samt undertecknat anbud. Anbuden skulle lämnas elektroniskt till kyrkliga samfällighetens registratorskontor.

 Före utsatt tid inlämnades ett anbud av tre revisionssamfund:

 TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, 29.12.2022 kl. 10.02

 BDO Audiator Oy, 29.12.2022 kl. 14.39

 KPMG Oy Ab, 30.12.2022 kl, 10.53

 4. Bedömningen av anbudsgivarnas lämplighet och kompetens

 Alla de inlämnade anbuden uppfyller kraven gällande anbudsgivarna.

 5. Kontrollen av att anbuden är i enlighet med anbudsbegäran

 Alla anbudsgivarna hade levererat de begärda bilagorna och alla anbuden var i enlighet med anbudsbegäran. Alla anbudsgivare uppfyllde kraven gällande servicen och kompetensen.

 6. Jämförelse av anbuden

 Grunden för valet av upphandling är en totalekonomisk förmånlighet.

 Jämförelsegrunderna för anbuden  var följande:

 I. Kvaliteten, viktvärdet totalt 40 %, fördelat på följande underpunkter:

 - den huvudansvariga revisorns kompetens, totalt 20 %

 - kompetensen hos den huvudansvariga revisorns ersättare, 20 %

 II. Priset, viktvärdet totalt 60 %

 Kvalitetsjämförelse

 I anbudsbegäran hade uppgetts, att kvalitetsjämförelsen görs enligt följande: Den huvudansvariga revisorns kompetens bedöms utifrån referenser som motsvarar upphandlingens objekt. Med en referens som till innehållet motsvarar upphandlingens objekt, avses den huvudansvariga revisorns erfarenhet av att genomföra uppdraget för en extern revision av en församlings- eller kommunekonomi som verkar i ett servicecentralkoncept med över 300 arbetstagare (med över 300 personer anställda).

 Minimikravet är en (1) referens för extern revision som motsvarar upphandlingsobjektet till sitt innehåll under kyrkofullmäktiges mandatperiod 2019–2022. Vid jämförelsen av anbuden beaktas kompetens som överstiger minimikravet.

 Jämförelsen av innehållet av den huvudansvariga revisorns referenser görs på grundval av uppgifternas som lämnats i anbudsgivarens bilaga 4 a.  Vid jämförelsen beaktas högst fem (5) referenser som motsvarar högst fem (5) upphandlingsobjekt. För var och en referens som motsvarar  upphandlingen,  erhålls 4 poäng och maximalt kan på denna punkt erhållas 20 poäng.

 På motsvarande sätt skulle kompetensen för den huvudansvariga revisorns ersättare bedömas. Jämförelsen av referensens innehåll gjordes på grundval av de uppgifter som lämnats med anbudsgivarens  bilaga 4 b.

Prisjämförelse

 I anbudsbegäran hade det uppgetts, att prisjämförelsen görs utifrån de priser som angetts i anbudsgivarens bilaga 5. Det billigaste priset vid helhetsjämförelsen får fulla poäng (dvs. 60 poäng). De andra anbudsgivarnas poäng räknas med formeln (det billigaste helhetsjämförelsepriset/det helhetsjämförelsepris som ska jämföras) x 60 poäng. Helhetsjämförelsepriset skulle anges i enheten euro/timme (€/h).

 8. Val av anbudsgivare

 Enligt anbudsbegäran vinner det anbud som  erhållit mest poäng.

 Sammandraget av anbudsjämförelsen är följande:

 Med de angivna kriterierna utgick som den totalekonomiskt förmånligaste anbudsgivaren KPMG Oy Ab.

 Anbudshandlingarna och protokollen vid öppnandet av anbuden finns framlagda vid mötet.

Förslag Gemensamma kyrkorådet beslutar föreslå för gemensamma kyrkorådet att upphandlingskontraktet om kyrkliga samfällighetens externa revisionstjänster för åren 2023–2026 ingås med KPMG Oy Ab.

Beslut Enligt förslag.

74/02.06.02/2023

Gemensamma kyrkofullmäktige 25.04.2023 § 25

Förslag Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar, att upphandlingskontraktet för kyrkliga samfällighetens externa revisionstjänster för åren 2023–2026 ingås med KPMG Oy Ab.

Beslut Förslaget godkändes.