Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 25.04.2023/Pykälä 25

Ulkoisten tilintarkastuspalveluiden hankinta vuosiksi 2023–2026

Yhteinen kirkkoneuvosto 16.02.2023 § 19

Esittelijä Hallinto- ja talousjohtaja Timo Laakso

Esittely Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä on kilpailuttanut ulkoisen tilin-tarkastuksen palvelut yhteisen kirkkovaltuuston toimikaudeksi 2023–2026.

 1. Hankinnan kohde

 Tilintarkastuspalvelulla tarkoitetaan kirkkojärjestyksen 15 luvun mu-kaista hallinnon ja talouden tarkastamista. Lakisääteisen tilintarkas-tuksen tekijä tarkastaa myös erikseen määriteltyjä kohteita, esimer-kiksi EU-projektiin ja rakennusavustuksiin liittyvät tilitykset.

 Kilpailutuksella perustetaan puitejärjestely, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koske-vat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymällä on kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla mää-räysvalta Turun Diakoniasäätiössä, joka yhdistellään seurakuntayh-tymän konsernitaseeseen. Sen vuoksi seurakuntayhtymän kilpailu-tus suoritettiin puitejärjestelynä, jotta saadaan joustavuutta Diako-nisäätiön mahdollisiin tilintarkastushankintoihin samalta toimittajalta.

 Ulkoisen tilintarkastuspalvelun hankinnan kohteen kuvauksessa on ilmoitettu arviona, että ulkoista tilintarkastusta varten tarvittavien tar-kastuspäivien määrä on yhteensä 25 tarkastuspäivää, joihin sisältyy rahankeräyksen ja konsernihallinnon tarkastus. IT-alueen tietohal-linnon ja tietoturvallisuuden tarkastaminen muodostaa erillisen osi-on tarkastustehtävää ja tarkastuspäivien määräksi arvioidaan 2 tar-kastuspäivää. Hankinnan kohteen kuvauksessa on myös ilmoitettu, että tarkastuspäivien määrät ovat vain arvioita ja että seurakuntayh-tymä ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin.

 Hankinta on kokonaisarvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, mutta EU-kynnysarvon alittava hankinta.

 2. Hankintamenettely

 Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankintailmoitus liitteineen julkaistiin 1.12.2022 kansallisena hankintailmoituksena HILMA -ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi.

 3.Tarjousten määräaika ja saadut tarjoukset

 Tarjous liitteineen oli toimitettava kirjaamoon 30.12.2022 klo 15.00 mennessä. Tarjouspyynnössä edellytettiin tarjoajia toimittamaan seuraavat lomakkeet täydennettyinä: Tarjoajaa koskevat vaatimukset, palvelua koskevat vaatimukset, osaamislomakkeet, hinnat sekä tarjouksen allekirjoittaminen. Tarjoukset tuli toimittaa sähköisenä seurakuntayhtymän kirjaamoon.

 Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme tilintarkastusyhteisöä:

 TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, 29.12.2022 klo 10.02

 BDO Audiator Oy, 29.12.2022 klo 14.39

 KPMG Oy Ab, 30.12.2022 klo 10.53

 4. Tarjoajien soveltuvuuden ja kelpoisuuden arviointi

 Kaikki jätetyt tarjoukset täyttivät tarjoajia koskevat vaatimukset.

 5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

 Kaikki tarjoajat olivat toimittaneet pyydetyt liitteet ja kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Kaikki tarjoajat täyttivät palvelua ja osaamista koskevat vaatimukset.

 6. Tarjousten vertailu

 Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

 Tarjousten vertailuperusteet olivat seuraavat:

 I. Laatu, painoarvo yhteensä 40 % jakautuen seuraaviin alakohtiin:

 -päävastuullisen tilintarkastajan osaaminen, yhteensä 20 %

 -päävastuullisen tilintarkastajan varahenkilön osaaminen, 20 %

 II. Hinta, painoarvo yhteensä 60 %

 Laatuvertailu

 Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että laatuvertailu tehdään seuraa-vasti: Päävastuullisen tilintarkastajan osaaminen arvioidaan han-kinnan kohdetta sisällöltään vastaavien referenssien perusteella.

 Hankinnan kohdetta sisällöltään vastaavalla referenssillä tarkoite-taan päävastuullisen tilintarkastajan kokemusta palvelukeskuskon-septissa toimivan yli 300:n työntekijän (palveluksessa yli 300 henki-löä) seurakunta- tai kuntatalouden ulkoisen tilintarkastuksen toi-meksiannon toteuttamisesta.

 Vähimmäisvaatimuksena on yksi (1) hankinnan kohdetta sisällöl-tään vastaava referenssi ulkoisesta tilintarkastuksesta kirkkoval-tuuston toimikaudelta 2019–2022. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon vähimmäisvaatimuksen ylittävä osaaminen.

 Päävastuullisen tilintarkastajan referenssien sisällön vertailu teh-dään tarjoajan liitteellä 4 a. antamien tietojen perusteella. Vertailussa huomioidaan enintään viisi (5) hankinnan kohdetta vastaavaa refe-renssiä. Kustakin hankinnan kohdetta vastaavasta referenssistä saa 4 pistettä ja maksimissaan tästä kohdasta voi saada 20 pistettä.

 Vastaavalla tavalla tuli arvioida päävastuullisen tilintarkastajan vara-henkilön osaaminen. Referenssin sisällön vertailu tehtiin tarjoajan liitteellä 4 b. antamien tietojen perusteella.

 Hintavertailu

 Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu tehdään tarjoajan liitteellä 5 ilmoittamien hintojen perusteella. Halvin kokonaisvertailu-hinta saa täydet pisteet (eli 60 pistettä). Muiden tarjoajien pisteet las-ketaan kaavalla (halvin kokonaisvertailuhinta/vertailtava kokonais-vertailuhinta) x 60 pistettä. Kokonaisvertailuhinta tuli ilmoittaa yksikössä euroa/tunti (€/h).

 8. Tarjoajan valinta

 Tarjouspyynnön mukaan tarjouskilpailun voittaa eniten pisteitä saa-nut tarjous.

 Tarjousvertailun yhteenveto on seuraava:

 Ilmoitetuilla kriteereillä vertailun kokonaistaloudellisesti edullisim-maksi tarjoajaksi suoriutui KPMG Oy Ab.

 Tarjousasiakirjat ja tarjousten avauspöytäkirjat ovat nähtävänä ko-kouksessa.

Esitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että seurakuntayhtymän ulkoisten tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2023–2026 tehdään KPMG Oy Ab:n kanssa.

Päätös Esityksen mukaan.

74/02.06.02/2023

Yhteinen kirkkovaltuusto 25.04.2023 § 25

Esitys Yhteinen kirkkovaltuusto päättää, että seurakuntayhtymän ulkoisten tilintarkastuspalvelujen hankintasopimus vuosiksi 2023–2026 tehdään KPMG Oy Ab:n kanssa.

Päätös Esitys hyväksyttiin.